Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen ist nicht nur gesetzliche Vorgabe, sondern notwendige Modernisierung. Die KDO unterstützt ihre Kunden bei der effizienten Abwicklung von Services – vom ersten Online-Dienst bis hin zur umfassenden Portallösung.
Der KDO-XRechnungsManager
Organisierter Rechnungseingang für E-Rechnungen
Die öffentliche Verwaltung ist seit dem 18.4.2020 verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form empfangen und verarbeiten zu können. Mit dem KDO-XRechnungsManager bietet die KDO eine Lösung, die den niedersächsischen Kommunalverwaltungen und Behörden bei der Umsetzung von Anforderungen aus der E-Rechnungs-Verordnung des Landes Niedersachsen (NERechVO) unterstützt. Es gibt mehrere Möglichkeiten diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Eine Möglichkeit ist die Nutzung des vom Land Niedersachsen hierfür bereitgestellten Basisdienstes Zentraler eRechnungseingang Niedersachsen (ZeRN), welcher den Kommunen nach erfolgreicher Registrierung zur Verfügung gestellt wird. Die KDO bietet mit ihrem kundenindividuellen KDO-Rechnungspostfach sowie einer für die Einreichung von XRechnungen entwickelten Internetseite eine Alternative an. Beides kann den Rechnungsstellern als Anlaufstelle seitens der Kommunen angeboten werden.
Den KDO-XRechnungsManager gibt es in den Ausführungen ZeRN und Plus, womit er beide Varianten abdeckt. Die ZeRN Variante befähigt den KDO-XRechnungsManager Rechnungsdaten komfortabel aus dem ZeRN abzuholen. Mit der Plus Variante bietet die KDO ein kundenindividuelles Rechnungspostfach für den Rechnungsempfang an und unterstützt darüber hinaus Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und PDF. Des Weiteren inkludiert die Plus Variante eine Internetseite, über die XRechnungen eingereicht und verschickt werden können. Beide Varianten des KDO-XRechnungsManagers lassen sich kombinieren und gewährleisten eine lückenlose Überführung der Rechnungsdaten in die gewünschten Zielsysteme der Kommune.
Entgegennahme, Validierung und Visualisierung von E-Rechnungen
Der KDO-XRechnungsManager ermöglicht die Entgegennahme, Validierung und Visualisierung von E-Rechnungen im Format XRechnung. Mit der Plus Variante können aber auch Rechnungen im Format ZUGFeRD und PDF empfangen werden. Der KDO-XRechnungsManager geht jedoch noch einen entscheidenden Schritt weiter. Er transportiert die elektronischen Rechnungen in die gewünschten Zielsysteme der Kommune, wie z. B. in den Rechnungseingangsworkflow von KDO-DMS&more oder Infoma. Das Besondere: In Abstimmung mit der jeweiligen Verwaltung können beliebig viele Regeln für die automatische Verteilung der Rechnungen in der Lösung hinterlegt werden.
Bei der ZeRN Variante erfolgt die Validierung und Visualisierung der XRechnung bereits durch das vorgelagerte ZeRN-System. Der KDO-XRechnungsManager fungiert an dieser Stelle als Transporteur der E-Rechnungen vom ZeRN zum gewünschten Zielsystem der Kommune. Auch hier können in Abstimmung mit der jeweiligen Verwaltung beliebig viele Regeln für eine automatische Verteilung der Rechnungen definiert werden.
Verarbeitung von XRechnungen
Nach der Einreichung von XRechnungen über den KDO-XRechnungsManager Plus erfolgt im nächsten Schritt die Weiterverarbeitung unmittelbar bei der KDO. Hier werden die eingegangenen XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen auf ihre Gültigkeit hin überprüft. Ist eine Rechnung ungültig, wird diese abgewiesen und der Absender entsprechend in Kenntnis gesetzt. Bei erfolgreicher Validierung erfolgt die Weiterleitung der Dateien zur weiteren Rechnungsbearbeitung an den Kunden.
Automatische Verteilung der E-Rechnungen
Der KDO-XRechnungsManager ermittelt in einem ersten Schritt die Leitweg-ID aus der XRechnung und ist dadurch in der Lage, eine örtliche Zuordnung der XRechnung vorzunehmen. Im Anschluss an die Zuordnung erfolgt eine Prüfung, welche Regeln für die Empfänger-Kommune hinterlegt sind. Dabei können alle vorhandenen Felder der XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung als Filterkriterium herangezogen werden, auch in beliebiger Kombination. So kann beispielsweise anhand des Empfänger-Namens und/oder des Lieferanten vorgegeben werden, dass möglicherweise sensible bzw. besondere Rechnungen nicht unmittelbar an den Rechnungseingangsworkflow der Kommune übergeben werden. Stattdessen erfolgt zunächst eine direkte Weiterleitung der Inhalte zur weiteren Prüfung an eine vorgegebene E-Mail-Adresse (z. B. Rechnungen für das Jugendamt, die oftmals direkt im Fachverfahren gebucht werden).
Zustellung eingehender XRechnungen
Bei der Zustellung von eingehenden XRechnungen kann pro Zustellweg entschieden werden, welche Dokumente an das gewünschte Ziel übertragen werden sollen. Neben der maschinenlesbaren XRechnung, welche in Form einer XML-Datei vorliegt, kann auch die Visualisierung als PDF-Datei ergänzt werden. Dadurch können die Rechnungen auch weiterhin manuell erfasst werden. Überdies kann der KDO-XRechnungsManager die in der XML-Datei eingebetteten Anhänge (z. B. rechnungsbegründende Unterlagen) extrahieren und bei Bedarf gesondert bereitstellen.
Das Wesentliche im Fokus
Die XRechnung entfaltet ihre Vorteile nur durch das Zusammenspiel mit den bereits vorhandenen Softwarelösungen innerhalb der Kommune. Der KDO-XRechnungsManager fokussiert sich deshalb darauf, im Sinne der Verwaltungsdigitalisierung einen möglichst medienbruchfreien und reibungslosen Workflow für die Kommunen zu gestalten.
