Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen ist nicht nur gesetzliche Vorgabe, sondern notwendige Modernisierung. Die KDO unterstützt ihre Kunden bei der effizienten Abwicklung von Services – vom ersten Online-Dienst bis hin zur umfassenden Portallösung.
Der KDO-XRechnungsManager (PLUS)
Zentraler Rechnungseingang für E-Rechnungen
Die öffentliche Verwaltung ist seit dem 18.4.2020 verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form empfangen und verarbeiten zu können. Das Land Niedersachsen hat hierfür den Zentralen eRechnungseingang Niedersachsen (ZeRN)eingerichtet und stellt diesen Dienst auf Anfrage auch den Kommunen kostenpflichtig zur Verfügung. Ergänzend zur Landeslösung wurde der KDO-XRechnungsManager (PLUS) entwickelt. Die entscheidende Vorteile: Die Eingangsrechnungen werden durch die KDO direkt in die gewünschten Zielsysteme der Kommune überführt und Rechnungen im Format ZUGFeRD und PDF werden zusätzlich unterstützt.
Entgegennahme, Validierung und Visualisierung von E-Rechnungen
Der KDO-XRechnungsManager ermöglicht die Entgegennahme, Validierung und Visualisierung von E-Rechnungen im Format XRechnung. Mit dem Erweiterungsmodul PLUS können aber auch Rechnungen im Format ZUGFeRD und PDF empfangen werden. Um einen deutlichen Mehrwert für die Kommunen zu bieten, geht der KDO-XRechnungsManager jedoch noch einen entscheidenden Schritt weiter. Er transportiert die elektronischen Rechnungen in die gewünschten Zielsysteme der Kommune, wie z. B. in den Rechnungseingangsworkflow von KDO-DMS&more oder Infoma. Das Besondere: In Abstimmung mit der jeweiligen Verwaltung können beliebig viele Regeln für die automatische Verteilung der Rechnungen in der Lösung hinterlegt werden.
Automatische Verteilung der E-Rechnungen
Der KDO-XRechnungsManager ermittelt in einem ersten Schritt die Leitweg-ID aus der XRechnung und ist dadurch in der Lage, eine örtliche Zuordnung der XRechnung vorzunehmen. Danach erfolgt eine Prüfung, welche Regeln für die Empfänger-Kommune hinterlegt sind. Dabei können alle vorhandenen Felder der XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung als Filterkriterium herangezogen werden, auch in beliebiger Kombination. So kann beispielsweise anhand des Empfänger-Namens und/oder des Lieferanten vorgegeben werden, dass möglicherweise sensible bzw. besondere Rechnungen nicht unmittelbar an den Rechnungseingangsworkflow der Kommune übergeben werden. Stattdessen erfolgt zunächst eine direkte Weiterleitung der Inhalte zur weiteren Prüfung an eine vorgegebene E-Mail-Adresse (z. B. Rechnungen für das Jugendamt, die oftmals direkt im Fachverfahren gebucht werden).
Visualisierung der eingehenden XRechnungen
Auf Wunsch kann die Ausgabe der XRechnung als PDF-Datei zusätzlich freigeschaltet werden. Dadurch können die Rechnungen auch weiterhin manuell erfasst werden. Überdies kann der KDO-XRechnungsManager die in der XML-Datei eingebetteten Anhänge (z. B. rechnungsbegründende Unterlagen) extrahieren und gesondert bereitstellen.
KDO als kommunale Datendrehscheibe für E-Rechnungen
Der KDO-XRechnungsManager bietet zwei zentrale Eingangskanäle für die Übermittlung von E-Rechnungen an. Lieferanten können ihre Forderungen entweder direkt an ein kundenindividuelles Rechnungspostfach senden oder XRechnungen über eine Internetseite hochladen und verschicken. Die Weiterverarbeitung erfolgt im nächsten Schritt unmittelbar bei der KDO. Hier werden die eingegangenen XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen auf ihre Gültigkeit hin überprüft. Ist eine Rechnung ungültig, wird diese abgewiesen und der Absender entsprechend in Kenntnis gesetzt. Bei erfolgreicher Validierung erfolgt die Weiterleitung der Dateien zur weiteren Rechnungsbearbeitung an den Kunden. Die Übertragung erfolgt gemäß der vom Kunden vorgegebenen Regeln an die entsprechenden Zielsysteme der jeweiligen Kommune.
Das Wesentliche im Fokus
Die XRechnung entfaltet ihre Vorteile nur durch das Zusammenspiel mit den bereits vorhandenen Softwarelösungen innerhalb der Kommune. Der KDO-XRechnungsManager (PLUS) fokussiert sich deshalb darauf, im Sinne der Verwaltungsdigitalisierung einen möglichst medienbruchfreien und reibungslosen Workflow für die Kommunen zu gestalten.
