Zehn Jahre Rechnungseingangsworkflow in der Stadt Damme

Bereits seit 2013 nutzt die Stadt Damme den digitalen Rechnungseingangsworkflow des Dokumentenmanagementsystems KDO-DMS&more auf Basis von Ceyoniq nscale. Kunden der Finanzwesenlösung KDO-doppik&more ermöglicht der Workflow, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Die Rechnungseingangsbearbeitung ist oft ein aufwendiger Prozess. Komplizierte Freigabestrukturen und eine dezentrale Rechnungsbearbeitung führen zu einer hohen Personalbindung, sowie langen Bearbeitungszeiten. Die Stadt Damme setzt bereits seit dem Jahr 2013 auf den digitalen Rechnungseingangsworkflow von KDO-DMS&more. Durch die Digitalisierung von Rechnungen entstehen entscheidende Vorteile. Manuelle Vorgänge werden reduziert und einzelne Prozessschritte automatisiert, sodass Verwaltungen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. In Damme wurden mittlerweile über 99.000 Rechnungen verbucht. Insgesamt nutzen bereits 30 KDO-doppik&more Kunden den Rechnungseingangsworkflow.

Komfortable Weiterentwicklung
In den vergangenen zehn Jahren konnte der Rechnungsworkflow stetig verbessert werden. Neben optischen Veränderungen sind weitere Felder hinzugekommen, die mit neuen Funktionalitäten einhergehen. Durch die Sammelbearbeitung ist es nun beispielsweise möglich, mehrere Rechnungen gleichzeitig weiterzuleiten, während im Jahr 2013 jede Rechnung einzeln bearbeitet werden musste. PDF-Rechnungen können direkt in das System überführt und durch das Zusatzmodul Rechnungserkennung Kopfdaten automatisch erkannt und eingelesen werden.

Die Anbindung an den KDO-XRechnungsManager PLUS ermöglicht es, die Eingangsrechnungen direkt in die gewünschten Zielsysteme der Kommune zu überführen und unterstützt die Formate XRechnung, ZUGFeRD und PDF.

Effiziente und transparente Bearbeitung
Dass die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung zu einer Beschleunigung des Prozesses führt, kann Nicole Meyrose, Sachbearbeiterin im Bereich Finanzen bei der Stadt Damme, bestätigen: „Wir konnten unsere Abläufe optimieren und dadurch wertvolle Zeit und Kosten sparen. Darüber hinaus haben wir den Prozess insgesamt nachhaltiger gestaltet, da der Einsatz von Papier reduziert wurde. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierdokumenten ermöglicht die digitale Bearbeitung zudem, dass mehrere Sachbearbeitende auf ein Dokument zugreifen und Rechnungen – schnell und unkompliziert – nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft werden können.“

Das Team Dokumentenmanagement ist seit 2013 stark gewachsen. Hervorzuheben ist jedoch, dass alle fünf Mitarbeiter*innen, die bei der Einführung des Rechnungseingangsworkflows der Stadt Damme tätig waren, auch heute noch im Bereich Dokumentenmanagement der KDO arbeiten.

Bild ©Stadt Damme  Impressum  Ausgabe 25. KW 2023