Wo stehen wir? – KDO-Digitalisierungs-Check für Verwaltungen

Mit der Bestandsaufnahme der KDO gelangen Verwaltungen an neue Selbsterkenntnis in Sachen IT: von dem aktuellen Status-quo bis hin zur Handlungsempfehlung.

Die Frage „Wo stehen wir?“ kommt bei langwierigen Vorhaben häufig auf. Gerade im Bereich IT bedarf es für einen koordinierten Projektverlauf noch vor Start einer Betrachtung des aktuellen Status quo – auch die umfangreiche Digitalisierung einer Verwaltung stellt dabei keine Ausnahme dar. Oder es wird, wie in der Stadt Varel, nach neuen Impulsen zur Umsetzung gesucht. Mit der Bestandsaufnahme gelingt der Blick von außen, Potenziale und notwendige Ressourcen können eingeschätzt und Handlungsempfehlungen für die nächsten Schritte in Richtung Digitalisierung ausgesprochen werden.

Vielfältige Erkenntnisse nutzen
Zur Bestimmung der Ist-Situation benötigt es drei verschiedene Befragungen, die KDO-seitig durchgeführt werden. Ziel ist es sowohl den allgemeinen Digitalisierungsstand der Verwaltung, das Stimmungsbild der Beschäftigten und die OZG-Leistungen der Kommune zu identifizieren. „Mit den Befragungen können wir neben den gewonnen Erkenntnissen das Thema Digitalisierung für die Mitarbeiter*innen der Verwaltung greifbarer machen“, erklärt Oliver Snay, Produktmanager für Verwaltungsdigitalisierung bei der KDO. In der Stadt Varel wurden, nach einem Kick-off-Meeting, per Fragebogen die Rahmenbedingungen abgefragt. Mit Hilfe eines Interviews, unterteilt in einen allgemeinen und einen fachspezifischen Teil, wurden mittels quantitativer und qualitativer Fragestellungen Erkenntnisse zum Stimmungsbild und konkreten Dienstleistungen in Bezug auf die Digitalisierung erhoben. „Damit wurden die Mitarbeiter*innen in den Kommunen aktiv in den KDO-Digitalisierungs-Check eingebunden. Um zukünftig noch mehr Personen zu erreichen, werden die Daten der Interviews über eine Online-Umfrage erhoben. Wer dennoch nicht auf die persönlichen Interviews verzichten möchte, kann diese als zusätzlichen Baustein beauftragen“, erläutert Oliver Snay weiter. Das Herzstück für die Auswertung stellt die Erhebung zum Sachstand der einzelnen OZG-Leistungen, kategorisiert nach Fachbereichen, dar. Hier wird mittels einer Tabelle der aktuelle Stand aufgenommen und ermittelt, welche Leistungen priorisiert digitalisiert werden sollten.

Der digitale Reifegrad
Die gesammelten Informationen werden in einem umfassenden Bericht zusammengefasst. Enthalten sind neben den Auswertungen der Befragungen auch darauf basierende Handlungsempfehlungen. Hinzu kommt eine Klassifizierung der Top-10-Dienstleistungen je Fachbereich. Insgesamt kann der digitale Reifegrad der Verwaltung fundiert bestimmt werden. Die Kommune hält abschließend also einen Fahrplan für das weitere Vorgehen in der Hand.

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