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Stadt Vechta treibt Digitalisierung mit P&I LOGA weiter voran
Im vergangenen Jahr fanden in drei Landkreisen gut besuchte Veranstaltungen zu P&I Loga statt. Die Teilnahme an der Regionalveranstaltung im Landkreis Vechta markierte für die Stadt Vechta den Auftakt zur weiteren Digitalisierung von Prozessen im Personalmanagement.
Die Stadt Vechta nutzt P&I LOGA bereits seit über 20 Jahren und hat dabei eine Vielzahl an Modulen im Einsatz. Bewährt haben sich dabei in jüngster Vergangenheit unter anderem das Bewerbermanagement-Tool Bewerber3 und das Seminarverwaltungsmodul Seminar3.
Allerlei Lösungen
„Unsere Erfahrungen mit der Bewerberplattform sind bislang durchweg positiv“, berichtet Carmen Backhaus, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt. „Es gibt kaum Rückfragen zur Bedienung, da die Nutzung sehr intuitiv ist und wir viele Felder selbst gestalten können. So bestimmen wir beispielsweise, welche Dokumente verpflichtend hochgeladen werden müssen. Insgesamt vermittelt das System einen modernen ersten Eindruck – das Design ist ansprechend und sorgt für eine nutzerfreundliche Atmosphäre. Auch die Kommunikation über eine Chatfunktion statt klassischer E-Mails macht den Bewerbungsprozess persönlicher und zeitgemäßer.“
Auch Seminar3 befindet sich in Vechta aktuell in der Einführungsphase. Erste interne Tests – beispielsweise im Rahmen des Gesundheitsmanagements – verliefen erfolgreich. Perspektivisch soll das Tool auch für Azubi-Events und weitere interne Veranstaltungen genutzt werden. „Besonders vorteilhaft ist die Entlastung im organisatorischen Bereich“, so Carmen Backhaus. „Statt verschiedene Excel-Listen manuell zu pflegen, läuft nun alles zentral und digital, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet.“
Effizienzsteigerung dank LOGA3-App
Mit der Einführung der Loga3-App wurde ein weiterer bedeutender Digitalisierungsschritt getan. Die App ermöglicht Mitarbeitenden grundsätzlich ihre Verdienstabrechnungen einzusehen sowie Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Dienstreisen bequem über mobile Endgeräte zu verwalten. Für die Zeiterfassung nutzt die Stadt Vechta aktuell noch ein anderes Tool, umso mehr punktet bereits die Abrechnung von Dienstreisen – auf Basis vorab definierter Richtlinien. Dadurch entfällt nicht nur der Aufwand für nachträgliche manuelle Buchungen, es entsteht auch eine hohe Transparenz in Echtzeit.
„Wir nutzen die App seit Beginn des Jahres“, berichtet Stefan Meyer, Mitarbeiter des Fachdienstes Personal der Stadt Vechta. „Aber die ersten Anzeichen zeigen, dass sich die Mitarbeitenden bereits daran gewöhnt haben und sie aktiv nutzen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Reisenden ihre Abrechnungen schnell einsehen und alle relevanten Unterlagen an einem Ort finden können – früher gingen Papierunterlagen leicht verloren und man musste Anträge oft neu erstellen. Jetzt ist alles zentral gebündelt und deutlich nutzerfreundlicher.“
Geplante Veranstaltungen in weiteren Landkreisen
Auch im Jahr 2025 wird die Veranstaltungsreihe des Personalmanagements fortgesetzt. Weitere Landkreise stehen bereits auf dem Plan. „Das Treffen war für uns sehr wichtig und auch sehr gut“, so Stefan Meyer. „Besonders der Austausch über Probleme und entsprechende Lösungen, die auch andere Nutzer haben, war hilfreich. Es war eine echte Win-win-Situation – für uns als Kunden und auch für den Anbieter.“
Für Carmen Backhaus war insbesondere der Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen von großem Wert: „Das Bewerbermanagement über Bewerber3 ist bei uns beispielsweise ein fester Bestandteil, während andere Kommunen dieses Modul noch nicht nutzen. Ein ehrliches Praxisfeedback war hier für alle Seiten von großem Mehrwert.“
Die Rückmeldungen auf die Veranstaltungsreihe sind durchweg positiv. „Wir würden auf jeden Fall wieder teilnehmen und können die Veranstaltung auch anderen nur empfehlen“, resümiert Carmen Backhaus. Und mit Blick auf die Digitalisierung ergänzt sie: „Gerade im Digitalisierungsbereich ist es wichtig, Dinge einfach mal auszuprobieren. Viele Mehrwerte zeigen sich erst, wenn man Lösungen aktiv nutzt und mitgestaltet.“
Bild ©Adobe Stock/NKCoolper Impressum Ausgabe 19. KW 2025
