Rückblick auf das CAP-Koordinatoren Forum 2023

Am 22.11.2023 kamen IT-Koordinator*innen verschiedener Kommunen in Walsrode auf dem CAP-Koordinatoren Forum zusammen, um gemeinsam mit der KDO über die neusten Entwicklungen des KDO-Cloud-Arbeitsplatzes zu diskutieren.

Johannes Flatken, Produktmanager des KDO-Cloud-Arbeitsplatzes (CAP), eröffnete die Veranstaltung mit einem Rückblick auf das vergangene Jahr. Anschließend berichtete Peter Höffmann, Stabstellenleiter zentrale Druckdienstleistungen der KDO, über die neusten Entwicklungen des CAP-Druckertreibers On-Demand. Ob im Büro oder im Homeoffice, der Druckertreiber ermöglicht einen Briefversand unabhängig vom Arbeitsort. Die Daten werden digital an das Rechenzentrum der KDO übermittelt, überprüft und aufbereitet. Der Versand wird komplett von der KDO übernommen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Kosten können gesenkt und Prozesse verschlankt werden.

Danach erfuhren die Teilnehmenden von Alexander Kirchhoff, Berater des KDO-Cloud-Arbeitsplatzes und Jantina Will, Stabstellenleiterin Produktentwicklung, Abrechnung & Controlling, wie der Arbeitsalltag in Behörden durch die Nutzung von Spracherkennung erleichtert werden kann. Durch den gezielten Einsatz von Sprachbefehlen bei der professionellen Dokumentenerstellung können Arbeitsabläufe optimiert werden – selbstverständlich unter Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Gesteigerte Performance mit CAP5
Robin-Stuart Wilson, Stabstellenleiter Produkt- und Prozessentwicklung, gab spannende Einblicke in das Pilotprojekt der Umstellung auf die neue Version CAP 5.0. in der Gemeinde Dötlingen. Bei der Version CAP5 wurde großen Wert auf einen erhöhten Automatisierungs- sowie Flexibilitätsgrad, Bedienerkomfort und eine optimierte Performance gelegt.

Anwendungen und Dienste – zum Beispiel Drucker-, Postfach- und Verzeichniszugriffe – können in einer neuen Benutzerschnittstelle, dem sogenannten AHP Portal, auch direkt von den Anwender*innen beantragt und über schlanke Genehmigungsprozesse durch die IT-Koordinator*innen oder die KDO freigeschaltet werden. Nach erfolgreicher Realisierung des Pilotprojekts beginnt zur Qualitätssicherung im Rahmen des produktiven Betriebes die Nachbetrachtungsphase für CAP5 – gibt die KDO ihr „grünes Licht“, erfolgt in enger Abstimmung mit den KDO-Cloud-Arbeitsplatz-Kunden individuell und sukzessive die Umstellung auf CAP5.

Raum für konstruktiven Austausch
Die gesamte Veranstaltung bot die Gelegenheit sich untereinander mit anderen Verwaltungen auszutauschen und an Diskussionen zu beteiligen. In Form eines World Cafés hatten die Teilnehmenden am Nachmittag die Gelegenheit, ihre Anliegen und Verbesserungsvorschläge mit der KDO zu besprechen. Die Grundidee des World-Cafés besteht darin, kleine Gruppen zu spezifischen Themen zwanglos zusammenzubringen und eine angenehme Umgebung für den Austausch zu schaffen. Der offene Dialog führte zu einem konstruktiven Austausch zwischen Kunden und dem Beraterteam des KDO-Cloud-Arbeitsplatzes.

„Es war nicht nur eine informative Veranstaltung, sondern auch eine Chance für alle Beteiligten, sich zu vernetzen und die Zukunft des KDO-Cloud-Arbeitsplatzes mitzugestalten. Wir haben wertvolle Erkenntnisse aus dem World Café mitnehmen können. Der stetige Austausch mit unseren Kunden ist essenziell für kontinuierliche Verbesserungen,“ fasst Johannes Flatken den Tag zusammen.

Bild ©KDO  Impressum  Ausgabe 48. KW 2023