Pilotprojekt Rechnungsausgangsworkflow erfolgreich abgeschlossen

In der Stadt Varel sowie der Gemeinde Ganderkesee wurde der Rechnungsausgangsworkflow des Dokumentenmanagementsystems KDO-DMS&more auf Basis von Ceyoniq nscale ausgiebig getestet. Dieser Workflow ermöglicht auf Wunsch allen Kunden, die KDO-doppik&more im Einsatz haben, nicht nur Ausgaben, sondern zukünftig auch Einnahmen digital zu erfassen.

Zu Beginn dieses Jahres startete die Pilotphase zur Implementierung des Rechnungsausgangsworkflows bei der Stadt Varel und der Gemeinde Ganderkesee mit dem klaren Ziel, zusätzliche Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Nahtlos digital
Alle Kunden der KDO, die bereits den Rechnungseingangsworkflow nutzen, erhalten somit die Möglichkeit, neben den Ausgaben nun auch ihre Einnahmen durch das eigenständige zusätzliche Modul zu erfassen. Die Flexibilität des Workflows erlaubt eine maßgeschneiderte Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der Verwaltung inklusive Integration des Vier-Augen-Prinzips. Durch den Einsatz beider Module können sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen nahtlos digital im Finanzwesen gebucht werden.

Effiziente und zügige Bearbeitung
Die Einführung des Rechnungsausgangsworkflows stellte den nächsten logischen Schritt nach der Etablierung des Rechnungseingangsworkflows für die Gemeinde Ganderkesee dar, um die gesamte Rechnungsbuchung digital abzubilden. Die daraus resultierenden Vorteile sind vielfältig. Die digitale Verarbeitung führt zu einer optimierten Dokumentation, wodurch die schnelle Auffindbarkeit der Unterlagen erleichtert wird. Dadurch können nicht nur Personalkosten reduziert, sondern auch Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt werden. Zusätzlich wird der gesamte Prozess durch die Reduzierung von Papier in puncto Nachhaltigkeit optimiert.

Neben der verbesserten Dokumentenverwaltung fördert die Einführung des Rechnungsausgangsworkflows die Anpassung an moderne Arbeitsweisen, wie beispielsweise das mobile Arbeiten. Die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ermöglicht es Mitarbeiter*innen ortsunabhängig auf relevante Informationen zuzugreifen. Auf diese Weise können Verwaltungen den sich verändernden Anforderungen an flexible Arbeitsumgebungen nachkommen. Für die Gemeinde Ganderkesee ist klar, dass durch die Implementierung des Rechnungsausgangsworkflows die Prozesse erheblich beschleunigt werden konnten.

Bild ©AdobeStock/Andrey Popov  Impressum  Ausgabe 35. KW 2023