OPEN/PROSOZ im Landkreis Wesermarsch mit Erweiterten Services im Einsatz

Mit wachsendem Aufgabenportfolio und begrenzten Ressourcen stehen viele Verwaltungen vor der Frage, wie sie Fachverfahren dauerhaft sicher und effizient betreiben können. Für den Landkreis Wesermarsch war klar: Insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben – aber auch bei ausgewählten fachlichen Prozessen – kann der Betrieb durch einen externen Partner sinnvoll ergänzt werden. Die Entscheidung fiel daher bewusst auf OPEN/PROSOZ im Rechenzentrumsbetrieb der KDO – ergänzt durch die Erweiterten Services der KDO.

Bewusst gewählt
Die Wahl fiel nicht zufällig auf OPEN/PROSOZ. „Wir haben uns davon versprochen, dass der Schulungs- und Umstellungsaufwand gering ist, die Bedienung war vertraut und wir hatten bereits erste gute Erfahrungen gemacht“, verrät Daniel Ülsmann-Pohl, Fachdienstleitung Soziales beim Landkreis Wesermarsch. Die Nähe zum bisherigen System sorgte für einen schnellen Einstieg.

Knappe Ressourcen sinnvoll ergänzt
Auch die Entscheidung für den Umfang der Erweiterten Services wurde gezielt getroffen. „Ein ausschlaggebender Grund für uns war tatsächlich das Angebot der Erweiterten Services“, erklärt Daniel Ülsmann-Pohl. Denn mit einer Teilzeit-Systemadministratorin und einem kleinen Team war klar: Einzelne Ausfälle von Mitarbeitenden würden den laufenden Betrieb sonst unmittelbar gefährden. Heute übernimmt die KDO zahlreiche Hintergrundaufgaben – von Updates über Zahlläufe und Statistiken bis hin zu Berichten im Rentenauskunfts oder Teilhabeverfahren. Auch die Abrechnung der Bildungskarte wird in Teilen durch das KDO-Team unterstützt. „Das entlastet uns enorm. Um viele dieser Hintergrundaufgaben müssen wir uns nicht mehr kümmern – und das ist besonders wertvoll, wenn man beispielsweise krankheitsbedingte Ausfälle hat. Man kann sich einfach darauf verlassen, dass alles weiterläuft“, berichtet Daniel Ülsmann-Pohl.

Technisch betreut, fachlich eingebunden
„Wir haben nach wie vor eine eigene Systemadministratorin, die eng mit der KDO zusammenarbeitet und viele Aufgaben wie die Parameterpflege auch selbst übernimmt – so ist vor Ort immer jemand ansprechbar.“ Die Abstimmung funktioniert Hand in Hand: „Die größeren Themen bearbeitet unsere Systemadministratorin mit der KDO gemeinsam – und auch das läuft reibungslos.“

Entlastung, wo sie gebraucht wird
Die Gründe für die Erweiterten Services sind auch acht Jahre nach der Einführung noch aktuell, verrät Daniel Ülsmann-Pohl: „Ich finde es sehr sinnvoll, all diese Hintergrundaufgaben wie Statistiken, Zahlläufe oder das Rentenauskunftsverfahren auszulagern. Das schafft bei uns Kapazitäten für die eigentliche Facharbeit – Sachbearbeitung und Beratung. Die Entlastung durch die Erweiterten Services ist für uns ein echter Mehrwert. Wenn wir all das selbst machen müssten, bräuchten wir wahrscheinlich zwei zusätzliche Vollzeitstellen.“ Daher fällt das Fazit von Daniel Ülsmann-Pohl auch klar aus: „Ich würde das jederzeit wieder so machen!“

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