Mit unserem Newsletter informieren wir Sie regelmäßig über die neuesten Trends aus der kommunalen IT. Mit dem praktischen Abo oder unserem RSS-Feed verpassen Sie nichts mehr.
Neue Schnittstelle zwischen KDO-DMS&more und ALWsystem von Infoma
Mit der Anbindung des Fachverfahrens Infoma ALWsystem für das Ausländerwesen an KDO-DMS&more zeigt sich, wie mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) die Effizienz in Verwaltungen maßgeblich gesteigert werden kann. In enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis Lüchow-Dannenberg und dem Hersteller Infoma hat die KDO erfolgreich eine Schnittstelle entwickelt.
Der Weg zur neuen Schnittstelle begann mit der Entwicklung eines Grobkonzepts, welches im Oktober 2022 fertiggestellt wurde und fortan als Grundlage für die Entwicklung diente. Im Mai 2023 startete das Projekt offiziell und die KDO, Infoma und der Landkreis Lüchow-Dannenberg arbeiteten eng zusammen, um die Arbeiten an der Schnittstelle voranzutreiben. Die Schnittstellenentwicklung seitens des Fachverfahrens ALWsystem wurde von der Axians Infoma GmbH durchgeführt, während die KDO das Konzept für die DMS-Aktenlösung umsetzte. Zudem kam der CMIS-Connector von der Ceyoniq Technology GmbH als DMS-Hersteller zum Einsatz, der eine zuverlässige und effiziente Kommunikation zwischen den Systemen ermöglicht.
Effiziente Neuerungen
Das neue DMS-Modul für das Ausländerwesen ist beim Landkreis Lüchow-Dannenberg in die allgemeine Schriftgutverwaltung "nscale eGov" integriert worden. Über die Schnittstelle werden automatisiert Vorgangsordner pro Fall angelegt, fachliche Stammdaten zum Vorgang übergeben und im Fachverfahren erzeugte Dokumente dort sicher gespeichert. Die Stammdaten werden über die Schnittstelle auch aktualisiert, zum Beispiel bei Namensänderungen. Zudem ist es möglich, aus dem Fachverfahren ALWsystem direkt in den jeweiligen DMS-Vorgang abzuspringen oder sich alternativ gezielt ein Dokument anzeigen zu lassen. Diese Funktionalitäten ermöglichen eine effiziente und transparente Bearbeitung von Akten und Dokumenten.
Erfolgreiche Zusammenarbeit
Während der Landkreis Lüchow-Dannenberg wertvolle fachliche Perspektiven und praktische Anforderungen mit in die Arbeit einbrachte, arbeiteten die technischen Partner eng zusammen, um die Schnittstelle zu entwickeln und zu testen. Nach Abschluss der Entwicklungsphase startete die Testphase mit Anbindung der Infoma-ALWsystem-Testdatenbank an KDO-DMS&more.
Im Oktober 2024 war es dann soweit und die Echtdatenbank von Infoma ALWsystem wurde mit KDO-DMS&more verbunden. Gleichzeitig wurden die Bestandsdaten aus dem Fachverfahren reibungslos übertragen. „Es ist ein rundum gelungenes Projekt, das die Arbeit und Abläufe im Ausländerwesen zukünftig vereinfacht und zukunftssicher gestaltet“, fasst Karina Rohn, Produktmanagerin Dokumentenmanagement bei der KDO, zusammen.
Bild ©Adobe Stock/Prostock-studio Impressum Ausgabe 11. KW 2025
