NEU: Digitale Vertragsakte erweitert Lösungsportfolio von KDO-DMS&more

Die Verwaltung von Verträgen bedeutet für Kommunalverwaltungen bzw. deren Betriebe viel Aufwand. Liegen die Unterlagen in verschiedenen Aktenordnern, dann ist ein schneller Überblick schwierig. Die Digitale Vertragsakte in KDO-DMS&more schafft Abhilfe!

Öffentliche Verwaltungen führen eine Vielzahl von Verträgen, z. B. mit Dienstleistern und Lieferanten. Alle wichtigen Informationen über Laufzeit, Fristen oder Konditionen sind oft nicht auf einen Blick zu erkennen. Das bedeutet immer wieder manuelle Recherche mit viel zeitlichem Aufwand und im schlimmsten Fall werden Fristen versäumt. „Da fast alle Kommunen vor diesem Problem stehen, haben wir in einem Arbeitskreis gemeinsam mit unseren Kunden die Anforderungen an eine Software formuliert. Und mit unserer neuen Lösung haben wir genau das umgesetzt“, freut sich Hergen Büsing, KDO-Produktverantwortlicher für den Bereich DMS.

Schneller Überblick – auch für die Haushaltsplanung

In der Digitalen Vertragsakte werden die wesentlichen Informationen eines Vertrags als Indexdaten erfasst und können im revisionssicheren System über Stichwortsuche schnell gefunden werden. Wird ein Vertrag einem Projekt zugeordnet, wie z. B. beim Bau eines Kindergartens, dann ist ein schneller Überblick über alle dazugehörigen Verträge möglich.

Auch bei der Haushaltsplanung ist die Digitale Vertragsakte hilfreich, denn viele Kontrakte führen zu Zahlungsverpflichtungen. So lassen sich für die Aufstellung des Haushalts zu jedem Vertrag die Planwerte erfassen, frei konfigurierbar nach den individuellen Bedürfnissen. Durch die Möglichkeit des Excel-Exports sind weiterführende Berechnungen möglich.

Sicherer Zugriff nur für Berechtigte

Aber die Digitale Vertragsakte kann noch viel mehr! Eine Erinnerungsfunktion kann den Sachbearbeiter automatisch informieren, wenn z. B. die Prüfung eines Vertrags ansteht. Das Berechtigungsmanagement regelt den Zugriff auf die Digitale Vertragsakte und spezielle Scan-Profile sorgen dafür, dass heutige Papierdokumente komfortabel „in die digitale Welt“ überführt werden können.

Bild © momius/Fotolia   Impressum   Ausgabe 51. KW