Mehr Flexibilität für alle – neue Dokumentenausgabebox in Oldenburg

Die Stadt Oldenburg hat im April eine Dokumentenausgabebox, bestehend aus einer Bedieneinheit und einem 152-Fächermodul, eingeführt. Diese ermöglicht es Bürger*innen, ihre Reisepässe zu verlängerten Öffnungszeiten abzuholen, ohne dass Mitarbeitende der Behörde vor Ort sein müssen. Sie ist  modular aufgebaut und kann um weitere Fächermodule verschiedener Größen erweitert werden. Die Dokumentenausgabebox wurde von der KDO über eine Schnittstelle in die VOIS-Plattform integriert.

Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit der Stadt Oldenburg, Biometric Solutions, der IuK Oldenburg und der KDO umgesetzt. Die komfortable Lösung verbessert den Prozess der Dokumentenabholung und bietet zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten.

Wie hängt alles zusammen?
Die Dokumentenausgabebox der Firma Biometric Solutions wurde in einem durch die KDO gesteuerten Projekt nahtlos in die VOIS-Plattform integriert. Sachbearbeitende haben bei Beantragung verschiedener Dokumente nun die Möglichkeit, auf Wunsch der Bürger*innen anzugeben, dass die Abholung über die Dokumentenausgabebox erfolgen soll. Hierfür ist lediglich die Hinterlegung der Handynummer des Antragstellers/ der Antragstellerin erforderlich, um nachfolgende Informationen versenden zu können.

Sobald die Dokumente produziert und von der Bundesdruckerei zurückgeliefert wurden, kann die Stadt Oldenburg die Dokumentenausgabebox über VOIS befüllen. Dadurch wird der gesamte Prozess effizient gesteuert und dokumentiert. Bei der Abholung erhalten die Bürger*innen einen Code per SMS, der zur Abholung des Dokuments dient. Gleichzeitig erfolgt in VOIS eine entsprechende Statusänderung und bei Bedarf die Vernichtung des alten Dokuments. Diese automatisierte Kommunikation gewährleistet einen reibungslosen Ablauf der Abholung.

Alles im Blick
Ein weiterer Vorteil der Integration der Dokumentenausgabebox in VOIS besteht im Monitoring der Box und ihrer Fächer. Dadurch kann die Behörde jederzeit den aktuellen Stand der Belegung und die verfügbaren Kapazitäten überwachen. Dies ermöglicht eine effektive Planung und Organisation der Dokumentenausgabe.

Die Einführung der Dokumentenausgabebox in Oldenburg ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen und flexiblen Verwaltung. Sie vereinfacht den Prozess der Dokumentenabholung sowohl für die Bürger*innen als auch für die Behörden und bietet eine zeitliche Flexibilität, die den unterschiedlichen Bedürfnissen aller gerecht wird.

Bild ©Sascha Stüber  Impressum  Ausgabe 25. KW 2023