Landkreis Ammerland – positives Resümee zur Einführung des Rechnungsworkflows

Der Landkreis Ammerland arbeitet seit geraumer Zeit im Bereich der Rechnungsbearbeitung digital und setzt dazu den Rechnungsworkflow von Infoma newsystem in Verbindung mit KDO-DMS&more ein. Auch wenn noch ein paar Ämter der Kreisverwaltung in 2021 umgestellt werden, zieht Peter Hullen, Leiter im Amt für Finanzwesen beim Landkreis, schon jetzt ein positives Fazit.

„Die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung für den Rechnungseingang und -ausgang ist für eine Kreisverwaltung mit über 600 Beschäftigten ein komplexes Projekt“, berichtet Peter Hullen von den Erfahrungen aus den letzten Jahren. „Wir haben daher auch nicht sofort alle Ämter und Einrichtungen mit eingebunden, sondern uns für eine schrittweise Umstellung entschieden. Nach ersten Anfangsschwierigkeiten haben sich die Prozesse inzwischen gut eingelaufen, so dass wir den weiteren Roll-Out auf die noch verbleibenden Ämter planen und gemeinsam mit der KDO umsetzen werden. Vom Scan-Prozess bei Rechnungseingang, über die Rechnungsbearbeitung und Freigabe bis hin zur Zahlbarmachung und revisionssicheren Ablage der Rechnungsdokumente in KDO-DMS&more zeigt sich, dass wir in der Bearbeitung nun deutlich schneller sind.“ Je nach Eingangsform (Papier oder digital) kann man sicherlich von einer Verkürzung der Durchlaufzeit um ein bis zwei Tage ausgehen“. Die Recherche nach Belegen in den Ämtern sowie auch die digitale Prüfung der Unterlagen durch das Rechnungsprüfungsamt profitiert von deutlich höherer Transparenz und mehr Effizienz. „Auch im Hinblick auf die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen sind wir bereits gut aufgestellt und könnten hier weitere Mehrwerte generieren“, erläutert Peter Hullen weiter. „Leider ist der Anteil der E-Rechnungen immer noch gering, aber mit den uns schon jetzt zur Verfügung stehenden Möglichkeiten der Software-Lösungen von Infoma newsystem und KDO-DMS&more können wir auch diese Arbeitsprozesse künftig sehr gut umsetzen.“

Mitarbeiter*innen schätzen die Vorteile
Eine Systemumstellung trifft zum Teil auf Vorbehalte in der Belegschaft. Dies war auch im Landkreis Ammerland nicht anders. Dass sich die Einstellung nach der Einführung geändert hat, freut Peter Hullen sehr: „Die Stimmung hat sich komplett gewandelt. Viele Beschäftigte erkennen die Vorteile und Mehrwerte. Nicht zuletzt in der Corona-Zeit und im Homeoffice hat sich gezeigt, dass die workflowbasierte digitale Rechnungsbearbeitung viele Vorzüge mit sich bringt und mobiles Arbeiten ermöglicht.“

Weitere Freigabe- und Genehmigungsprozesse digitalisieren
Trotz des Rechnungsworkflows gibt es im direkten Bereich des Finanzwesens immer noch analoge Prozesse, die Papier und händischer Unterschriften bedürfen. Zu nennen sind hier die Tagesabschlüsse in der Kasse, Freigabe-Journale, z. B. für Jahresabschlussbuchungen, oder aber die regelmäßigen Verarbeitungen von Schnittstellen-Dateien zu vor- und nachgelagerten Fachverfahren. „Aber auch hier hat uns die KDO schon informiert, dass der Partner und Hersteller Axians Infoma dafür bereits eine Digitalisierungslösung hat. Mit dem neuen Freigabeworkflow können auch diese Arbeitsschritte, integriert in Infoma newsystem, abgebildet werden. Frei definierbare Workflow- und Genehmigungsschritte ermöglichen hier gleichermaßen mehr digitales Arbeiten, weniger Papier bei schlanken und gut dokumentierten Prozessen“, sieht Peter Hullen noch weiteres Optimierungspotenzial für die Zukunft.

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