Infoma newsystem – digitaler Workflow für die Mittelanmeldung

Die Aufstellung der kommunalen Haushalte ist für die Mitarbeiter in den Rathäusern jedes Jahr mit einem enormen Arbeitsaufwand verbunden. Infoma newsystem bietet mit der workflowbasierten Budgeterfassung/Budgetplanung eine voll im Finanzwesen integrierte Möglichkeit, die Arbeitsprozesse transparenter und digital abzubilden. Die Gemeinde Edewecht nutzt die Möglichkeit schon seit vielen Jahren und zieht ein positives Fazit.

Nico Pannemann, Fachbereichsleiter Innere Dienste und Bürgerservice bei der Gemeinde Edewecht, zeigt sich sehr zufrieden mit der workflowbasierten Budgeterfassung von Infoma newsystem: „Wir haben unseren Prozess der Mittelanmeldung erstmalig für den Haushalt 2016 auf einen digitalen Ablauf umgestellt. Sowohl die Mittelerfasser in den Fachbereichen als auch die Kämmerei geben mir ein positives Feedback. Außerdem nutzen wir noch die Verbindung zum Personalwesen P&I LOGA. Dort machen wir eine Personal-Plankostenhochrechnung für den jeweils nächsten Haushalt. Diese Daten übernehmen wir ebenfalls automatisch in die Haushaltsplanung von Infoma newsystem. Somit reduzieren wir erheblichen Erfassungsaufwand, sparen dadurch Zeit und vermeiden gleichzeitig Fehlerquellen.“

Wichtiger Baustein der Digitalisierungs-Strategie
Die digitale Mittelanmeldung ist bei der Gemeinde Edewecht aber nur ein Baustein von vielen, wie z. B. der Rechnungsworkflow, der Bestellworkflow oder auch künftig das E-Payment. „Hierdurch können wir mehr und mehr Prozesse in der Finanzabteilung digital abbilden“, erklärt Nico Pannemann. Dass diese Digitalisierungs-Strategie richtig ist, beweist die aktuelle Situation mehr denn je. Unter anderem auch vor dem Hintergrund, dass in den letzten Wochen nicht alle Mitarbeiter zu jeder Zeit im Rathaus anwesend sein durften. „Wir waren und sind aber dennoch weiter voll handlungsfähig. Jeder digitale Prozess ist dabei überaus hilfreich und zeigt auf, dass wir diesen Weg weiter gehen müssen“, ist Nico Pannemann überzeugt.

Spürbare Arbeitserleichterung für alle Beteiligten
Karin Krebstakies vom Sachgebiet Finanzen sieht in der workflowbasierten Mittelanmeldung eine  Arbeitserleichterung für alle Beteiligten: „Wir können die Mittelanmeldung zentral im System generieren und den richtigen Adressaten im Hause elektronisch zuordnen. Wir haben so jederzeit im Blick, welchen Bearbeitungsstand die Mittelanmeldungen bei den zuständigen Kollegen im Hause haben. Nachdem die Mittelanmeldungen über den Workflow wieder zu uns zurückkommen, prüfen wir diese, ändern bei Bedarf ab und übernehmen die Werte in den Haushalt. Mit der Personalabteilung sind wir jetzt auch in einem guten Abstimmungsprozess, so dass die Plankosten in P&I LOGA ermittelt und als Haushaltsansätze nach Infoma newsystem übernommen werden können“.

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