Gemeinde Uplengen startet mit Infoma newsystem

Die Gemeinde Uplengen hat die Projekteinführung Infoma newsystem mit dem Echtstart zum Jahreswechsel 2020/2021 erfolgreich abgeschlossen. Und das trotz einiger Unwägbarkeiten, welche die Corona-Situation mit sich gebracht hat. Alle wichtigen Vorbereitungen für den Systemwechsel im Finanzwesen konnten zeitgerecht abgeschlossen werden, sodass der Echtstart gelungen ist.

Finanzweseneinführung unter Corona-Bedingungen
Die Gemeinde Uplengen war im Januar 2020 mit dem KickOff in das Projekt zur Einführung von Infoma newsystem gestartet. „Damals ahnte noch niemand, dass neben den üblichen Herausforderungen in einem solchen Projekt noch ganz neue Begleitumstände ab dem Frühjahr hinzukommen", erläutert Martin Sunder, Produktverantwortlicher der KDO. So sahen die Planungen vor, ab März 2020 mit ersten Schulungen und Projektterminen als Präsenzveranstaltungen in der KDO oder beim Kunden zu beginnen. Um die Projektphase nicht unnötig auszuweiten, wurden diese Termine kurzerhand bis einschließlich Mai 2020 auf Online-Veranstaltungen umgestellt. „Wir waren mit den Projektverantwortlichen in Uplengen immer sehr gut und eng im Austausch und konnten auch in dieser frühen Projektphase schon wichtige Meilensteine erreichen“, unterstreicht Martin Sunder.

Malte van Mark, Allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters der Gemeinde Uplengen, erinnert sich: „Gleichwohl war es für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus wichtig, über den Sommer bis weit in den Herbst hinein in zahlreichen Präsenz-Schulungen und Projektworkshops mit den KDO-Beratern auch den persönlichen Kontakt aufzubauen.“ Der zweite Lockdown ab Herbst 2020 erforderte dann, dass die entscheidende Projektphase zum Jahresende 2020 bis zum Echtstart im Januar 2021 wieder auf Basis von Online-Terminen erfolgen musste. „Umso höher ist es daher zu bewerten, dass ein Projekt dieser Größenordnung dennoch gemeinsam gelingen kann“, freut sich Malte van Mark über den inzwischen erreichten Projektstand.

Digitalisierung im Zusammenspiel mit weiteren KDO-Produkten
Für die Gemeinde Uplengen stand neben der Einführung von Infoma newsystem, u. a. mit dem digitalen Rechnungsworkflow oder der Verarbeitung von E-Rechnungen, auch das Zusammenspiel mit anderen Produkten aus dem Portfolio der KDO im Fokus. So hat man sich u. a. für die integrierte Steuerakte von Infoma newsystem entschieden. Diese ist wiederum per WebService Adapter mit dem Dokumentenmanagement KDO-DMS&more verbunden.

Weiterhin gibt es zwischen den Adressdaten im Finanzwesen und denen im Einwohnerwesen eine intelligente Verbindung. Mit dem Modul der zentralen Adressverwaltung wird u. a. eine Online-Anbindung an die Daten im VOIS-Meldewesen realisiert. „VOIS liefert somit die jeweils aktuelle Datengrundlage in Bezug auf die Adressen, was wiederum für die Kollegen im Steueramt der Gemeinde Uplengen im Hinblick auf die Veranlagung von Grundsteuer, Hundesteuer etc. von Vorteil ist“, führt Martin Sunder aus.

Nicht zuletzt kommuniziert P&I LOGA als Fachverfahren für Personalwesen mit dem Finanzwesen Infoma newsystem. Über diese Integration werden die laufenden Personalaufwendungen monatlich an das Finanzwesen übergeben. Auch im Bereich der Haushaltsplanung kann LOGA unterstützen und Daten aus der Personalplankostenhochrechnung zielgerichtet liefern und aufbereiten. Diese Planwerte werden dann als Haushaltsansätze nach Infoma newsystem übernommen.

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