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Erfolgreicher Generationenwechsel: Stadt Oldenburg berichtet über SAP S/4HANA in der Praxis
Vor vier Jahren hat die KDO damit begonnen, die hauseigene Finanzmanagement-Software KDO-doppik&more von SAP ERP auf SAP S/4HANA umzustellen. Der Generationenwechsel lieferte nicht nur technischen Fortschritt, sondern ermöglicht auch eine nachhaltige Weiterentwicklung der Arbeitsweise. Aus der Praxis berichtet die Stadt Oldenburg, wie der Umstieg gestaltet wurde, welche Erfahrungen gesammelt wurden und welche Chancen sich daraus ergeben.
Die Umstellung hat einige Vorteile mit sich gebracht: Dank der leistungsstarken SAP-HANA-Datenbank mit In-Memory-Technologie kann die Lösung seither große Datenmengen blitzschnell verarbeiten – und liefert so Transparenz auf Knopfdruck. Entscheidungen lassen sich dadurch nicht nur schneller, sondern auch fundierter treffen. Auch die Benutzeroberfläche SAP FIORI zeigt sich modern: Mit ihrer Kacheloptik und intuitiven Bedienung macht sie Prozesse greifbarer und schafft Raum für mobiles Arbeiten. Ergänzend sorgen speziell entwickelte Funktionen wie analytische Kacheln dafür, dass Aufgaben einfacher strukturiert und effizienter erledigt werden können.
Details mit Wirkung
„Der Fokus lag darauf, den Verwaltungen ein prozessorientiertes Arbeiten zu ermöglichen“, erläutert Annette Schimm, Produktmanagerin KDO-doppik&more bei der KDO. „Dafür haben wir damals ein Jahr lang einzelne Arbeitsprozesse der Verwaltungen bis ins Detail analysiert, um in der Software genau abzubilden, was unsere Kommunen wirklich benötigen.“ Die Stadt Oldenburg spielte bei der Entwicklung eine Schlüsselrolle, mit rund 170.000 Einwohner*innen trug sie maßgeblich als Pilotkunde zur Gestaltung des Projekts bei. Ein Jahr lang konnten Verantwortliche und Mitarbeiter*innen bei der Stadt Oldenburg das neue System testen, Feedback geben und die Anforderungen der täglichen Verwaltungspraxis einbringen. „Der Weg dahin war gut strukturiert, da wir frühzeitig eingebunden wurden und einen klaren Plan hatten, wie das funktionieren könnte“, erklärt Torsten Brummer, Fachdienstleiter der Stadtkasse. „Besonders hilfreich war das Testsystem, um uns mit den Neuerungen vertraut zu machen und Prozesse vorab auszuprobieren.“ Die Produktivschaltung erfolgte dann an einem verlängerten Wochenende im Oktober 2023, der Umstieg verlief reibungslos. „Während der Umstellung haben wir die wesentlichen Funktionen überprüft, um sicherzustellen, dass der Betrieb am kommenden Montag wie gewohnt weiterlaufen kann“, berichtet Torsten Brüggemann, stellvertretender Fachdienstleiter der Stadtkasse. „Und es hat alles funktioniert, alle Mitarbeitenden waren direkt arbeitsfähig.“
Auch überregional fand das Projekt Beachtung: SAP selbst nahm das Projekt als Anlass für eine Success-Story auf, um die innovative Umsetzung und die daraus gewonnenen Erkenntnisse hervorzuheben.
Bestehendes klug weitergedacht
Bei dem Generationenwechsel von SAP ERP zu SAP S/4HANA entschied sich das Team der KDO ganz bewusst für den Brownfield-Ansatz. Die Herangehensweise ermöglichte es, bestehende Prozesse zu migrieren und so den Übergang für viele Mitarbeiter*innen zu erleichtern. „Der Brownfield-Ansatz war für uns ein sinnvoller Weg, weil wir damit von Beginn an arbeitsfähig blieben“, so Torsten Brüggemann. „Allerdings hat der Zugang zu alten Strukturen auch dazu geführt, dass die Mitarbeitenden oft bei den gewohnten Abläufen bleiben und die neuen Möglichkeiten des Systems noch nicht voll ausschöpfen.“ Dieses Spannungsfeld wird als zentrales Thema für die weitere Entwicklung gesehen: „Es braucht Zeit und gezielte Unterstützung, um die Potenziale von SAP S/4HANA im Alltag wirklich nutzbar zu machen.“ Torsten Brummer ergänzt: „Es ist wichtig, dass wir die neuen Potenziale nun schrittweise nutzen und in die täglichen Abläufe integrieren.“
Der Weg geht weiter
Für die Stadt bedeutet das: Die Umstellung ist geschafft, das Projekt in Gänze aber noch nicht vorbei. „Die Umstellung ist für jede Verwaltung ein erster Schritt, aber sie markiert nicht das Ende des Projekts“, betont Annette Schimm. „KDO-doppik&more bietet zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen und die Effizienz in der Verwaltung zu steigern. Gleichzeitig wird deutlich, dass diese Potenziale nicht automatisch gehoben werden, sondern ein aktives Engagement erfordern.“ Hierbei spielt auch der Austausch innerhalb der Kommune eine zentrale Rolle: Mitarbeitende, die bereits Erfahrungen mit den erweiterten Funktionen gesammelt haben, können als Multiplikator*innen agieren und ihre Kolleg*innen unterstützen.
Was kommt, ist schon im Werden
Und auch für die KDO ist damit erst der Startschuss gefallen. „Das Potenzial, das in SAP S/4HANA steckt, ist enorm“, erläutert Annette Schimm. „Themen wie Automatisierung und KI sind dabei zentrale Zukunftsfragen. Manche mögen den Begriff KI schon überstrapaziert finden, aber die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, sind nicht zu leugnen. Es gilt jetzt, diese Potenziale Schritt für Schritt herauszukitzeln.“ Perspektiven, die die Stadt Oldenburg gut findet. Die Herausforderungen in der Verwaltung wachsen kontinuierlich – sei es durch mehr Bürgeranfragen, zusätzliche Sicherheitsanforderungen oder komplexere Prozesse. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sieht die Stadt die Notwendigkeit, einfache und repetitive Aufgaben perspektivisch zu automatisieren. „Nur so können wir uns auf die besonderen und kritischen Fälle konzentrieren. Und wenn uns KDO-doppik&more dabei unterstützen kann, freut uns das natürlich“, verrät Torsten Brüggemann. Welche konkreten Prozesse als Nächstes angegangen werden, wird in verschiedenen Strategiemeetings der KDO gemeinsam mit Kunden evaluiert. Die Verantwortlichen sind sich einig, dass der Weg hin zu einer digitalisierten Verwaltung Zeit und klare Zielsetzungen erfordert. Mitarbeiter*innen müssen ermutigt und befähigt werden, die neuen Technologien in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, was durch Schulungen, klare Kommunikationsstrategien und interne Multiplikator*innen unterstützt werden soll. Die nächsten Schritte sehen daher nicht nur technische Weiterentwicklungen vor, sondern auch eine stärkere Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess. „Die Umstellung war nur der Startpunkt“, fasst Torsten Brummer zusammen. „Jetzt geht es darum, die neuen Möglichkeiten für uns nutzbar zu machen – im eigenen Tempo, aber mit einer klaren Richtung.“
Bild ©AdobeStock/monticellllo Impressum Ausgabe 31. KW 2025
