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Ade Papierstapel – Jobcenter Aurich führt KDO-DMS&more ein
Das Jobcenter des Landkreises Aurich setzt seit Mai dieses Jahres auf das Dokumentenmanagementsystem KDO-DMS&more. Physische Dokumente weichen so der höheren Flexibilität und Sicherheit der elektronischen Aktenführung.
Perspektivisch möchte der Landkreis Aurich KDO-DMS&more verwaltungsweit nutzen. Den ersten Schritt machte nun das Jobcenter, da in diesem speziellen Bereich die meisten Besonderheiten bei der Einführung zu erwarten waren. So musste z. B. die bereits im Einsatz befindliche Fachsoftware OPEN/PROSOZ an das Dokumentenmanagementsystem der KDO angebunden werden. Nach Anbindung des Fachverfahrens wurde die Lösung dann auf die Aktenstruktur des Jobcenters angepasst. „Damit letztendlich alles passgenau auf das Jobcenter zugeschnitten ist und die nötigen Funktionalitäten in KDO-DMS&more gegeben sind, war es wichtig, die spezielle Arbeitsweise und die gelebten Prozesse zu verstehen. Dafür standen wir im ständigen Austausch mit dem Kunden. Im September letzten Jahres fand der erste Workshop statt, zum Jahreswechsel konnte dann getestet werden. Anpassungen, Erweiterungen und Änderungswünsche ließen sich somit präzise umsetzen“, erläutert Karina Rohn, Produktmanagerin Dokumentenmanagement bei der KDO.
Herausforderung Pandemie
Neben der technischen Neuentwicklung der Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und KDO-DMS&more, war insbesondere die Organisation des Projektes unter Pandemiebedingungen herausfordernd. „Von den ca. 200 Mitarbeitenden des Jobcenters war im gesamten Projektzeitraum maximal die Hälfte anwesend. So konnten die notwendigen Schulungen nicht wie üblich in Präsenzform stattfinden. Wir haben kurzerhand Alternativen geschaffen und dabei sehr gute Erfahrungen mit Video-Schulungen und kurzen Video-Tutorials gemacht“, ergänzt Jochen Berndt, Sachgebietsleiter Verwaltungsdigitalisierung im Inneren Dienst des Landkreises Aurich, die besonderen Herausforderungen bei der Umsetzung.
Sicheres und flexibles Arbeiten
Nach und nach werden nun die physischen Akten in die revisionssichere, elektronische Aktenführung verlagert. Die Vorteile dabei sind nicht von der Hand zu weisen: Besonders die einfachere Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungen und Änderungen und der flexible, ortsunabhängige Zugriff auf Akten überzeugen auf den ersten Blick. Denn zur Arbeit im Homeoffice müssen diese somit nicht in haptischer Form vorliegen und können schneller mit Kolleg*innen geteilt werden. „Nach zwei Monaten im Echtbetrieb stellen wir fest, dass es noch ab und an Probleme in den Abläufen gibt, die Vorteile des Systems aber schon jetzt deutlich überwiegen. Der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden konnte erheblich vereinfacht werden. Die größte Baustelle ist derzeit noch die Digitalisierung der Posteingänge. Durch die Einführung eines Tools zur Prozessmodellierung sollen nun aber weitere Potentiale erhoben werden“, erläutert Jochen Berndt die weitere Projektplanung.
Bei der Prozessmodellierung lässt sich der Landkreis Aurich nach Aussage von Torsten Redenius, Abteilungsleiter für den Bereich Organisation und Verwaltungsdigitalisierung, von der PICTURE GmbH aus Münster unterstützen. Mit dem PICTURE-Modell werden die analogen Prozesse modelliert, um eine bestmögliche Transformation in digitale Abläufe zu gewährleisten.
Bild ©AdobeStock/onephoto Impressum Ausgabe 34. KW
